Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár: Szabályzat

A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár kutatási útmutatója
a levéltári anyag kutatói számára

I. Kutatás a levéltári anyagban:

A Levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot megfelelő feltételek biztosításával a kutatás számára hozzáférhetővé teszi.
A kutató a levéltári kutatás megkezdése előtt látogatói űrlapot tölt ki, mely tartalmazza a kutató azonosításához szükséges személyes adatokat. A kutató a látogatói űrlap rovatait pontosan és a valóságnak megfelelően tartozik kitölteni, aláírni, s a feltüntetett adatok hitelességét a látogatói jegy kiadása előtt – szükség esetén – okmányszerűen (személyi igazolvány, útlevél, megbízólevél) tartozik igazolni.

II. A kutatás adminisztratív feltételei:

A Levéltár a kutatót a kutatás megkezdésének idűpőntjáról a kutatóteremben való látogatói jegy kiadásával, illetve megküldésével értesíti.

A látogatói jegy érvényes:
- kizárólag a kutatási engedélyt nyert kutató számára, s a látogatói jegy másra át nem ruházható;
- az engedély kiadása évének december hó 31. napjáig, illetve visszavonásáig.
Amennyiben a kutató év közben újabb téma kutatását kívánja elkezdeni, úgy új kutatási űrlapot köteles benyújtani.
A kutató a kutatandó iratanyagot kérőlappal, kísérőlappal és őrjegy kitöltésével kéri. A kérőlapon és a kísérőlapon a kért iratanyag pontos megjelölése, és jelzete tüntetendő fel. A kérőlap egyes tételeihez a kutató köteles a kiemeléshez a szükséges őrjegyeket is kitölteni.
A levéltár az egy napra benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboznyi vagy csomónyi terjedelemben, kötetek esetében 10 kötetben, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz jelzetre kiterjedő mennyiségben, film esetében pedig 5 tekercs filmdobozban maximálja. A Levéltár arra nem kötelezhető, hogy az egyszerre kérhető maximális mennyiségű levéltári anyag egészét két napon belül kiadja. Ha azonban a kutató a maga érkezését a kutatni szándékolt anyag pontos jelzeteinek közlésével együtt az érkezés előtt a Levéltárnak jelezte, az anyagra vonatkozóan pedig nem állnak fenn kutatási korlátozások, a kutatás megkezdésére azonnal jogosult. Minden esetben köteles viszont a Levéltár gondoskodni arról, hogy a kutató levéltári anyaggal való folyamatos ellátása – a Levéltár más feladatainak ellátásával összhangban – biztosítva legyen.
Rendezetlen fondok, rendezés, kutatás, kiállítás, kölcsönzés vagy restaurálás alatt lévő iratanyagra vonatkozó kérőlap nem állítható ki és nem fogadható el.
A kutatásra kiadott iratanyagban a kutatást a kutatónak önállóan kell végeznie, a kutatószolgálatot ellátó dolgozó, illetve a tudományos referens a kutatáshoz szükséges általános, technikai jellegű tájékoztatáson kívül semmiféle közremüködésre (nyelvi segítség, szövegolvasás, tartalmi magyarázat, stb.) nem kötelezhető.
A kutató a kutatás menetét illetőleg köteles a Levéltár mindenkori lehetőségeihez alkalmazkodni.

III. A kutatóterem használata:

A kutatók a levéltári anyagot kizárólag a kutatóteremben a kijelölt levéltári dolgozó felügyelete mellett használhatják.
A kutatóterem nyitvatartási rendje::

hétfő – kedd : 8.00 – 15.30
szerda : 8.00 - 15.30
(a miskolci központban: október 15. – május 15: 18.00-ig)
csütörtök : 8.00 – 15.30
péntek: 8.00 – 12.00
A kutató a kutatótermi felügyeletet ellátó levéltári dolgozó felkérésére köteles a látogatói jegyet felmutatni.
A kutató az iratanyag kézhezvétele előtt köteles kabátját és táskáját a levéltári dolgozó által megjelölt helyen elhelyezni.
A kutatóteremben dohányzás, nyílt láng, mobiltelefon használata szigorúan tilos! A kutatók a levéltár e céljára kijelölt helyen dohányozhatnak! A kutatóteremben étkezni tilos! A kutatók kutatás során beszélgetéssel vagy más módon mások, illetve a levéltári dolgozók munkáját nem zavarhatják!

IV. A levéltári anyag használata:

A levéltár kéri a kutatókat, hogy az általuk használt iratokat a legnagyobb gondossággal kezeljék!

A kutatásra átvett iratanyagot a kutató köteles eredeti rendjében és fizikai állapotában, keveredéstől és fizikai rongálódástól, szennyeződéstől mentesen használni és visszaszolgáltatni, beleértve az iratanyaghoz tartozó tárolóeszközt is.
Tilos az iratanyag közé jelzéseket, az iratokon bármilyen aláhúzást, megjegyzést tenni, átrajzolni, átírással átmásolni, a jegyzetpapírt az iratanyagra helyezve azon írni!
A kutató a kutatásra kikért anyagról megrendelőn – térítés ellenében – fénymásolatot kérhet. A levéltár az 1848 előtti feudális korú iratok, kötetek, a felekezeti anyakönyvek, valamint a térképek és tervrajzok fénymásolását állagvédelmi szempontok miatt korlátozta, és azok másolását csak különleges esetben, egyedi elbírálás alapján a levéltárigazgató illetve távollétében helyettese engedélyezheti.. A fénymásolást kizárólag az azzal megbízott levéltári dolgozó végezheti!
A kutató minden nap köteles a kutatás befejezésével a kutatott anyagot a kutatószolgálatot ellátó dolgozónak visszaszolgáltatni. Két kutatási eset között legfeljebb 14 nap haladék engedélyezhető, amennyiben a kutató nem jelenti be, hogy a kutatást mikor óhajtja folytatni, úgy 8 napon túl az iratanyagot szabályszerűen vissza kell helyezni. A kutatási engedéllyel rendelkező személy érkezéséről és kutatási anyag igényéről köteles írásban vagy telefonon legalább egy nappal előre értesíteni a Levéltár kutatószolgálatát.
A kutató az arra kijelölt nyomtatványon igényelhet más közgyűjteményben őrzött mikrofilm tekercseket. A kutató a megrendeléssel egyidejűleg vállalja a levéltár által megállapított költségtérítés megfizetését, mely után a kutatandó mikrofilmet részére átadják.
A szabályszerű kutatási engedély birtokában és szabályszerű kutatás során nyert adatok közreadásával kapcsolatosan felmerülhető szakmai kérdéseket, vagy szerzői jogot érintő, polgári, vagy büntetőjogi vonatkozású kérdésekre nézve a Levéltár semminemű kötelezettséget és felelősséget nem vállal.

A kutató ezen nyilatkozatban vállalja, hogy a kutatásai során megismert és kigyűjtött személyes adatokat az adatvédelmi törvény 32. §-ban meghatározott módon kezeli, és használja fel.
Kérjük a kutatókat, hogy a Levéltárunk anyaga alapján készített publikációk (közlés, feldolgozás) bibliográfiai adatait írásban szíveskedjenek a Levéltárral közölni. A Levéltár anyagára vonatkozó hivatkozás formája a következő: Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár + az iratanyag jelzete.
A kutatószolgálatot ellátó dolgozó a kutatási utasítás megsértése esetén köteles erről figyelmeztetni a kutatót, az utasításban foglaltak többszöri megsértése esetén a kutatószolgálatot ellátó személy tájékoztatja erről a szakmai osztályvezetőt, ennek távolléte esetén az igazgatóhelyettest, illetve az adott részleg vezetőjét.
A kutatással kapcsolatos egyéb tudnivalók részletesen a Levéltár kutatótermi szabályzatában találhatók.